Gældende for udførelse af projekter - ikke mindst byggeprojekter - er, at både projektledelse og projektstyring spiller afgørende roller. Selvom begge begreber ofte bruges om hinanden, er der en klar forskel mellem dem. Lad os dykke ned i, hvad der adskiller projektledelse fra projektstyring, og hvorfor begge er vigtige for at nå projektmålene.
Projektledelse: at guide og inspirere
Projektledelse kan siges være kaptajnen på et skib – det handler om at lede og inspirere holdet for at nå i mål. Projektlederen kan sammenlignes med dirigent for et symfoniorkester, der koordinerer alle instrumenter for at skabe en harmonisk musikalsk oplevelse. Projektledelse drejer sig om at forstå den store vision og strategi for projektet og kommunikere den klart til alle involverede.
En projektleder vil typisk have ansvar for at:
1. Definere mål og vision: Projektlederen identificerer projektmålene og definerer den overordnede vision for projektet. Dette omfatter at fastlægge, hvad der skal opnås, og hvorfor det er vigtigt.
2. Inspirere og motivere: Gode projektledere motiverer holdet og skaber en positiv atmosfære. De forstår, hvad der driver hver enkelt medarbejder og bruger dette til at opretholde engagement og produktivitet.
3. Lede kommunikationen: Projektlederen faciliterer kommunikationen mellem alle interessenter, inklusive teammedlemmer, kunder og interessenter. Det sikrer, at alle er informeret og i stand til at samarbejde effektivt.
4. Beslutningstagning: Projektledere træffer vigtige beslutninger undervejs, baseret på projektets mål og de tilgængelige ressourcer. De holder også øje med eventuelle risici og justerer kursen om nødvendigt.
Projektstyring: at koordinere og overvåge
Hvis projektlederen er kaptajnen, er projektstyringen skibets navigationssystem. Projektstyring drejer sig om at organisere og overvåge alle de praktiske aspekter af projektet for at sikre, at det forløber gnidningsløst og effektivt. Projektstyring er som at jonglere med forskellige bolde for at sikre, at ingen falder.
Projektstyring inkluderer:
1. Planlægning og ressourceallokering: Projektstyring omfatter at udarbejde en detaljeret plan for projektets gennemførelse. Dette inkluderer at identificere ressourcer, tidslinjer, opgaver og afhængigheder.
2. Tidsstyring: Projektstyring indebærer at holde øje med tidsplanen og sikre, at opgaver bliver udført til tiden. Dette kan omfatte at justere tidsplanen, hvis der opstår forsinkelser.
3. Risikohåndtering: Projektstyring indebærer at identificere potentielle risici og udvikle en plan for at minimere deres påvirkning på projektet.
4. Overvågning og rapportering: Projektstyring omfatter konstant overvågning af projektets fremskridt og rapportering af status til interessenter. Dette hjælper med at sikre, at projektet forbliver på rette spor.
Samspillet mellem projektledelse og projektstyring
Mens projektledelse og projektstyring har forskellige fokusområder, er det vigtigt at forstå, at de arbejder hånd i hånd. Hvis man skal drage en parallel til at bygge huse, kan man se på det som at projektlederen forestiller sig det endelige resultat, mens projektstyringen planlægger, hvordan man bygger det trin for trin. Man kan kun vanskeligt lykkes med kun det ene og ikke det andet: huset sagtens være rigtigt, men udført for sent og for dyrt, mens det modsatte – altså forkert hus til rette tid og pris – er lige så uønsket.
Samarbejde: Projektlederen og projektstyringsansvarlige arbejder tæt sammen for at sikre, at projektet følger den overordnede vision og samtidig overholder planen.
Kommunikation: Projektlederen kommunikerer målene og visionen til projektstyringsholdet, der derefter omsætter disse i praktiske trin og tidslinjer.
Fleksibilitet: Projekter kan ændre sig undervejs på grund af uventede begivenheder. Projektlederen arbejder sammen med projektstyringen for at tilpasse planen og ressourcerne, hvis det er nødvendigt.
Konklusion
Kort sagt kan siges, at projektledelse er det kunstneriske og menneskelige aspekt af at drive et projekt, mens projektstyring er den praktiske og organisatoriske side af sagen. Begge roller er afgørende for at opnå succes i ethvert projekt. En dygtig projektleder inspirerer og guider holdet mod det ønskede mål, mens projektstyringen sikrer, at vejen dertil er velforberedt og effektiv.
For at opnå de bedste resultater er det vigtigt at tilgodese begge disse roller og skabe et tæt samarbejde mellem disciplinerne projektledelse og projektstyring, eller – hvor varetagelse sker af flere personer – mellem projektledere og projektstyringsansvarlige.
PDplus Advisers har +20 års erfaring med projektledelse og projektstyring i forbindelse med byggeprojekter. Vi hjælper gerne med rådgivning helt før begyndelsen af projektforløb, hvor de væsentligste beslutninger skal træffes, undervejs i forløbet eller i forbindelse med afslutning af projektforløb